소프트뱅크 회장 손정의의 비서가 쓴 시간관리 노하우 책.
사원 5인이었던 초창기 시절부터 손정의의 바로 옆에서 흡수해온 비결을 정리해놓은 책이다.
PART1. 10초 이상 생각하지 말라
목표 없는 시간 관리는 아무 의미 없다
손정의가 10 대 때 세운 '인생 50년 계획'
"20대에는 나의 존재를 알리고, 30대에는 사업 자금을 모으며 40대에 승부를 건다. 그리고 50대에 사업을 완성하고 후계자를 양성한 다음 60대에 은퇴한다."
- 실제 역사
- 20대 - 소프트뱅크 창업
- 30대 - 주식 공개
- 40대 - ADSL사업 시작
- 50대 - 보다폰(일본), 스프린트(미국) 인수를 통해 통신회사 사업 완료
장기 목표가 없으면 단기 일정을 짤 수 없다
- 손정의의 역산 법
- 인생 50년 계획 -> 10년 계획 -> 1년 계획
산 정상에 오르려면 먼저 올라갈 산부터 정해라
- '이 산을 오르겠다(장기 목표)'라고 정하면 어느 길로 갈지, 어떤 도구를 갖춰야 할지 등 계획할 수 있고
- 제 아무리 높은 산도 오를 수 있음.
시간 관리도 투자가 필요하다
- 시간의 소비는 현재의 행복도는 높이지만 미래의 행복도는 높이지 못하며 무형 자산이 되지 못함
- 시간의 투자는 현재의 행복도는 낮출지 모르나 미래의 행복도를 높이며 무형 자산이 됨
- 매일 스마트폰으로 놀며 출퇴근을 하면 현재의 행복도는 높아지지만 자산이 되지는 않음
- 어떤 사람은 매일 공부를 하며 출퇴근함. 지쳐있을 때 공부에 집중하기란 고통스러운 일이지만 그러한 고생을 거듭할수록 그 사람의 실력은 확실하게 향상됨.
| 소비: 매일 스마트 폰으로 놀며 출퇴근 | 투자: 매일 공부를 하며 출퇴근 |
| 현재의 행복도 ↑↑↑ | 현재의 행복도 ↓↓↓ (고통스러움) |
| 무형 자산 X (실력) | 무형 자산 O (실력) |
| 결과: 없음 | 결과: 연봉이 높은 회사로 이직, 비즈니스에서 성공 |
시간 관리는 곧 포트폴리오 관리다
- 인생의 행복도를 높이는 데는 학습이나 취미, 가정을 위한 시간도 필요
- 시간 관리 역시 돈을 투자할 때처럼 배분(allocation)이 중요
- 투자 대비 효율 (ROI: Return On Investment)을 최대화하는 것이 포인트
(예시)
20대 - 업무, 학습에 많은 시간을 배분
30대~40대 - 가정을 꾸리고 가정에 배분하는 시간을 늘림
은퇴가 가까울 때 - 취미나 친목 시간을 늘림
- 일밖에 모르는 손정의도 일찍 귀가하거나 장기간 여름휴가를 가는 등 가정을 위한 일에 많은 시간을 배분함
- 일을 잘하는 사람일수록 자신의 생애 주기에 맞춰 시간 배분을 조정하고, 삶의 전체 균형을 생각함
시간을 투자한 경험은 미래 자산이다
저자는 하루에 3시간, 1년에 1000시간을 영어 학습에 투자
평일 주 5일간은 아침 7시 30분부터 영어 회화 학원의 아침 수업
왕복 2시간의 출퇴근 시간에는 영어 회화를 귀로 들으면서 섀도잉
- 30대나 40대인 사람도 미래를 위해 투자해야 함
- 이 새대에 속하는 사람은 새로운 사업을 시작하고 싶다, 외국계 기업으로 이직하여 국제적으로 활약하고 싶다 등 젊은 사원들보다 구체적인 커리어 비전이 있음
- 이 나이 때는 대개 관리직으로 가장 바쁘게 일할 시기
- 바쁨으로 미래의 목표로부터 역산해 자신에게 투자할 시간을 만들지 않으면 단지 눈앞에 일에만 쫓긴 채 순식간에 정년
- 어느 세대에 속하든 긴 인생을 내다보고 시간의 투자 배분을 생각하는 일이 중요
1주일 주기로 관리하라
- 시간의 포트폴리오는 '1주일'이란 틀 안에서 관리해야 함
(예시)
영어 학습에 1년간 1000시간 투자하겠다
-> 1년 = 50주
-> 1주일에 20시간씩
-> 하루에 3시간씩
- 학습, 취미, 가정 등 목적별로 1주일간의 배분을 확정하지 않으면 본인도 모르는 사이에 다른 일에 시간을 빼앗겨 1주일에 1시간도 공부하지 못하는 결과를 맞이함
- 업무 이외의 시간도 틀을 정해 필요한 만큼의 시간을 확보해야 함
- 그렇지 않으면 야근과 휴일 근무가 계속되는 100% 일로 채워진 인생이 됨
- 사람은 최대 '7'까지 관리할 수 있음
- 사람은 단기적으로 7개 전후까지 기억이 가능
- 상사 한 사람이 관리할 수 있는 부하직원은 최대 7명 (관리의 폭 span of control 이론)
- 인지심리학이나 경영학에서 인간은 7 이상의 숫자를 다루기 힘들다는 사실이 증명됨
- 시간 관리 역시 1주일을 주기로 되풀이해야만 가장 실천하기 쉬움
세계에서 가장 바쁜 사람은 시간을 어떻게 쓸까?
손정의의 시간 관리법
1. 우선순위에 따라 예정된 일을 거리낌 없이 변경한다
2. 지금 전력을 다하면 크게 성장할 수 있는 마일스톤에 집중한다
3. '발표 경영'으로 절대 바꿀 수 없는 목표를 정한다
우선순위에 따라 일정을 유연하게 조정하라
- 한정된 시간 속에서 우선순위를 명확히 하는 것이 결과적으로 가장 빨리 목표를 달성하는 수단
- 대략적인 마감 시한을 정하고 커다란 목표를 향해 돌진하지만 일직선으로만 나아가지는 않음
- 목표로 삼을 산을 정했다면 진행 경로나 수단은 유연하게 바꾸면서 나아감
- 변화무쌍한 시대에 처음부터 한 가지의 정답을 찾아내기란 불가능함
- 손정의 같은 천재 경영인조차 미래를 정확하게 내다보니 어려우므로 무엇을 할지 정한 뒤에라도 우선순위를 바꾸는 데 주저하지 않음
- 그리고 무엇을 줄일지를 생각함
마일스톤에 집중하라
- 손정의는 하루하루 일정을 계속해서 바꿈
- 커다란 목표를 달성하려면 그곳에 도달하는 과정 중 가장 중요한 포인트가 있음
- 그 포인트를 잘 해결하면 가장 빠르게 목표에 다가갈 수 있음
- 그 포인트를 '마일스톤(이정표)'라고 함
(예시) ASDL사업 야후BB 사업 키워내기
1. 처음 사업을 기획하는 단계엔 네트워크 형성이 가장 중요. ADSL사업에 처음 뛰어들려면 NTT로부터 광섬유 회선이나 전화국사와 같은 설비를 빌려야 함. 초기엔 'NTT와의 협상'에 올인.
2. 네트워크가 형성되면 고객 유치가 중요. '영업 활동'에 올인.
3. 가입자 수가 100만 명을 돌파하면 고객 만족도가 중요. '품질 관리'에 올인.
- 일반 기업의 경영인은 외부와의 협상, 영업 전략, 품질 관리 모두 중요하게 여겨 한쪽에 치우치지 않고 골고루 대처함
- 손정의는 '이 부분이 마일스톤이다!'라고 판단되면 주저하지 않고 그곳에만 시간을 할애
목표를 정하면 발표하라
"9월 1일에 합작회사를 설립합니다."
"6월 20일부터 야후BB의 예약 접수를 시작합니다."
- 라고 스스로 대외적으로 마감 시한을 밝힘으로써 목표 날짜를 미루기 어려운 상황을 만듦
- 최고 경영인이 공언한 이상 회사로서는 절대 일정을 늦출 수 없음
- 조직이 하나가 되어 마감 시한으로부터 역산해 단계를 설정하여 일단 단번에 진행됨
- 마감 시한을 간단히 변경할 수 있으면 반드시 어딘가에서 최악의 경우 미루면 된다는 의식의 태만이 생김
- 이래서는 목표에 도달하기까지 걸리는 시간이 자꾸만 늘어날 뿐
- 움직일 수 없는 마감 시한을 설정
- 일을 하며 무엇이 현재 상황에서 중요한지(마일스톤) 찾아내 집중
- 하루하루의 일정은 유연하게 바꿈
- -> 최단기간에 초고속으로 목표 달성
일이란 10초의 판단이 축적된 것이다
손정의의 인생 50년 계획 역산 법
1. 이슈 리스트를 만들어 큰 목표를 세분화하라.
2. 이슈는 '행동 목표', 태스크는 '수행 과제'를 말한다.
3. 미팅 일정 짜기는 시간 관리 그 자체다.
4. 10초 이상 생각하지 말라.
5. 우선순위는 계속 바꿔도 된다.
6. 정례회의의 중요성을 인식하라.
계획과 실행의 연결고리 - 이슈 리스트
- 손정의는 손수 작성한 작은 목록(이슈 리스트)을 항상 가지고 다님
- 그것은 해결해야 할 과제를 적은 목록
- 이슈 리스트는 계획과 태스크를 연결하는 접착제
구체적으로 일정에 추가해야 행동으로 옮겨진다
(예시)
1. 연간 목표: 시가 총액 3000억 엔 이상인 미국의 IT기업과 합작회사를 만든다.
2. 이슈 (계획을 달성하기 위해 무엇을 해야 하는가)
- 회사 설립을 위한 자금 조달
- 합작회사의 운영을 맡길 인재 찾기
- 누구나 연초에 '올해야말로 영어 회화 실력을 키우겠다' '그동안 하고 싶었던 신규 사업의 계획안을 제출하겠다' 등 계획을 세움
- 하지만 대부분 그 계획을 실천하지 못하는 원인은 연간 '계획'을 하루의 '태스크'로 변환하지 않은 데 있음
- 태스크로 만들지 않으면 행동할 수 없음
- 아침에 눈을 떴을 때 오늘은 무엇을 해야 하는지 명확하지 않으면 행동할 수 없음
(예시 1)
연간 목표: 영어 실력을 무기로 외국계 기업에서 활약하여 연봉을 높인다
이슈: 1주일에 20시간씩 학습해 영어 실력을 비즈니스 수준으로 높인다
태스크 1: 매일 아침 7시부터 30분간 온라인 수업을 수강한다
태스크 2: 잠자기 전 30분은 말하기 연습을 한다
(예시 2)
연간 목표: 회사에서 가깝고 더 넓은 집에 산다
이슈: 3월 말까지 새집으로 이사해 새로운 생활을 시작한다
태스크 1: 2월 연휴에 이사 갈 집의 후보 매물들을 견학한다
태스크 2: 3월 15일부터 이삿짐을 싼다
(예시 3/손정의의 경우)
연간 목표: 브로드밴드 통신시장에서 일본 국내 점유율 1위를 달성한다
이슈: ADSL 가입자 수 100만 명을 달성한다
태스크 1: 일본 전역에 있는 1000개 전화국사에 접수 체제를 마련한다 (6월 말까지)
태스크 2: 콜 센터 인원을 3000명 규모로 늘린다 (6.15까지)
미팅 일정 짜기는 시간 관리 그 자체다
- 이슈 그 자체가 명확하지 않아서 손정의 자신도 무엇이 문제인지 확실히 파악하지 못했을 때는 사장실의 멤버나 경영 전략 담당자가 불려 감
- 손정의가 "나는 이렇게 생각하는데..." "이런 방법은 어떨까?"와 같은 말을 툭툭 던지면 나머지 멤버가 머릿속에 떠오른 생각을 계속해서 이야기함
- 다른 사람과 이야기하는 사이에 지금까지와는 다른 각도에서 현상을 보게 되기도 하고, 자연스럽게 아이디어가 확장되기도 함
- 자신이 아닌 다른 사람의 의견이나 정보를 접함으로써 사고가 확장되고 새로운 깨달음을 얻음
- 대화를 주고받는 사이에 머릿속에서 문제는 더욱 명확해 짐
- 이 문제를 해결하려면 누구와 이야기해야 하는지가 떠오름
- "경리 담당자 불러와!" "재무 담당자 불러와!"
- 사내 미팅만으로 해결되지 않으면 외부 전문가와 미팅을 함
- 미팅 때 나온 의견을 화이트보드에 적어나가면 각 전문가의 식견에 의해 부족했던 부분이 점차 채워짐
- 최종적으로는 그 자체가 외부에 발표할 수 있을 만큼 완성도 높은 사업 계획서 또는 기획서가 됨
- 혼자서 생각할 때보다 타인의 지혜를 빌릴 때 최단기간에 최선의 답을 도출해낼 수 있음
- 미팅이야말로 업무를 진행하는 가장 효율적이고 생산성 높은 방법
혼자 고민하는 시간은 낭비다
손정의의 입버릇: "10초 이상 생각하지 마라!"
- 10초간 생각해도 모르겠다면 그 이상은 혼자 생각한들 답은 나오지 않으니 다른 사람과 논의하거나 다른 사람의 의견을 들어야 한다는 의미
- 혼자 고민하는 시간만큼 쓸데없는 것도 없음
- 머리를 쥐어짠들 훌륭한 아이디어가 떠오르지 않음
우선순위는 계속 바꿔도 된다
- 시간을 효율적으로 사용하려면 우선순위가 높은 태스크부터 일정에 넣음
- 하지만 우선순위는 계속해서 바뀜
- 우선도가 낮아진 태스크는 나중으로 미룸
- 미팅을 하는 사이에 이 의제의 우선도가 생각보다 높으면 미팅 시간 연장
- 너무 중요하면 나중 일정은 모두 취소될 수도 있음
- 일의 우선순위를 항상 재검토하고 '지금 정말로 해야 할 일은 무엇인가'를 의식하는 게 포인트
정례회의를 활용해 빠르게 의사 결정하라
- 시간 배분은 '1주일 단위'로 관리해야 가장 합리적
- 매주 열리는 회의에서 다음 회의 때까지 누가, 무엇을 실행할지를 정함
- 그리고 각 담당자가 자신의 일정에 태스크를 쉽게 반영
- 회의가 2주나 3주마다 열리면 시간이 많아 태스크를 미루게 됨
- 미루는 사이에 까먹기도 함
- 결국 다음 회의 때까지 할 일 못함
시간 관리 도구를 효과적으로 사용하라
스마트폰은 보조 도구일 뿐이다
- 스마트폰으로는 1주일간의 일정이 한눈에 안 들어옴
- 일정 관리 수첩 또한 1주일 단위의 시간 배분이 쉽게 파악되어야 함
- 어떤 일정 관리 앱이라도 크기가 작아서 1주일 일정 전체를 한눈에 파악하기 힘듦
수첩이나 컴퓨터로 1주일을 한눈에 파악하라
- 일정은 종이 수첩이나 컴퓨터로 하는 걸 권장
- 종이 수첩이나 컴퓨터는 1주일간의 시간 배분을 한눈에 파악 가능
- 컴퓨터로 관리하는 경우에도 위와 같이 하루의 일정 x 7일간이란 레이아웃이 한눈에 들어오는 것이 좋음
- (마이크로소프트 클라우드 서비스 '오피스 365', 구글 캘린더, 아웃룩)
- 1주일 일정을 내다보며 1주일이란 틀 안에서 시간 배분을 하는 게 포인트
- 오늘과 내일의 일정밖에 보이지 않으면 코앞에 닥친 일이나 잡다한 업무를 오로지 순서대로 처리하는 일에만 급급해짐
- '정신을 차려보니 야근만 하다가 한 주가 끝나버렸다.'
- 라는 비생산적인 상황에 빠지지 않기 위해 1주일 단위로 시간의 포트폴리오를 관리해야 함
일정 관리 애플리케이션으로 공유하라
- 저자가 오피스365를 시간 관리의 주 도구로 사용하는 이유는 사내에서 일정을 공유하기 위해
- 계획표의 공유 기능을 사용하면 서로 일정을 실시간으로 파악 가능
- 시간이 비는 멤버에게 서포트를 부탁하여 팀에서 한가한 사람의 시간을 낭비 없이 사용 가능
- 회의 요청 기능으로 출석해주었으면 하는 멤버를 선택해 메시지를 보내고 상대방이 '수락'과 '거절' 버튼 중 어느 하나를 클릭하기만 하면 됨
- 회의실 예약 기능도 있음
- 스마트폰으로 열람/조작도 가능 (보조 수단으로만 사용)
- 현재 일본 기업들 사이에서는 '일하는 방식 개혁'이 중요한 경영 과제로 떠오름
- 이는 조직이나 팀 전체에서 일을 효율화한다는 뜻
아날로그의 장점을 최대한 활용하라
- 수첩과 컴퓨터를 둘 다 사용하는 사람은 종이 수첩을 '주 도구'로 쓰는 게 좋음
- 컴퓨터는 '주 도구를 복사한 보조 도구'로 인식하는 게 좋음
- 밖에 있는 시간이 많은 사람은 언제 어디서나 실시간 정보를 갱신할 수 있는 수첩을 주 도구로 쓰는 것이 바람직
- 구글 캘린더나 아웃룩은 회사 내에서 일정을 공유하기 위해 사용
수첩에 이슈 리스트를 적어라
- 수첩은 특정한 주의 계획을 한눈에 볼 수 있고 한 장 한 장 넘겨보기만 해도 몇 주 또는 몇 개월 후의 계획까지 대략 파악할 수 있음
- 미래의 계획까지 한눈에 볼 수 있으면 이슈 리스트를 통해 태스크에 반영하기 쉬움
- 손정의는 아웃룩의 일정을 프린트하여 수첩 대신 들고 다녔음 (저자의 추측)
- 그리고 이슈 리스트를 거기다 적었음
이슈 리스트를 항상 휴대하라
- 이슈 리스트를 작성하는 이유: 아직 명확하지 않은 문제의식을 머릿속에서 꺼내 시각화
- 형식은 무엇이든 상관없음 (손글씨건 워드이건)
- 중요한 건 이것을 항상 휴대해야 한다는 사실임
- 시간이 있을 때마다 다시 한번 읽어보고 가능한 일부터 적극적으로 태스크에 반영하는 자세가 필요
- 이런 습관을 들임으로써 과제를 과제인 채로 방치하지 않고 해결을 위한 행동으로 재빠르게 옮길 수 있음
- 많은 사람이 계획을 미처 실행하지 못하고 마는 상황 속에서도 손정의가 자신이 정한 높은 목표들을 차례차례 달성해낸 이유는 이슈 리스트가 항상 그의 눈앞에 있었던 덕분
다른 사람의 시간을 활용하라
손정의가 시간을 사는 방법
1. M&A(인수합병)를 한다
2. 성공 사례를 공유한다
3. 재작업하지 않는다
4. 고속 PDCA로 목표에 빨리 도달한다
5. 온갖 수단을 한꺼번에 시험해 최선의 방법을 찾아낸다
시간을 사는 것은 다른 사람의 힘을 빌리는 것이다
- 인수합병은 인수처 회사가 비즈니스에서 성공하기까지 들인 시간을 사는 것
(소프트뱅크의 경우)
| 인수합병한 회사 | 얻은 것 |
| 닛폰텔레콘 | 500만명의 고정전화 사용자와 통신업계의 인재 및 경영 노하우 고정전화 회사가 가지고 있는 안심감과 신뢰성과 같은 브랜드 이미지 |
| 보다폰 | 통신사업에 신규로 참여하는 데 드는 시간을 단축 (밑바닥부터 하려면 규제가 많은 일본에서는 몇 년, 혹은 몇 십 년이 걸림) 통신사업의 노하우와 인재 등의 자원 |
성공 사례를 공유해 다른 사람의 시간을 활용하라
- 돈을 들이지 않고도 다른 사람의 시간을 사는 방법은 성공 사례를 공유하는 것
(소프트뱅크의 경우)
1. 사내 실적 관리를 조직 단위로 세분화하여 하루하루의 결과를 그래프화
2. 그래프를 보며 손정의가 임원들에게 끊임없이 질문
3. 팀별 고객 유치율, 유치 비용 등이 명확 해 짐
4. 손정의: "저 팀의 방식이 성과를 내고 있으니 모두 모방하도록!"
5. 성공 사례가 회사 전체에 공유됨
이로서 개인과 조직이 성장하는 데 소비되는 시간이 절감됨
재작업하지 않는 것이 효율화의 열쇠다
- 각자의 노력으로 일정을 관리하거나 생산성을 높이지 않고 조직으로서 낭비가 없도록 절차를 정해야 함
- 재검토해야 할 업무가 발생하는 이유는 개인의 능력이나 업무 추진 방식에 문제가 있어서가 아님
- '개인의 노력이나 능력에 의존하지 않고, 조직 전체가 시간을 어떻게 효율화할 것인가'라는 의식과 시스템이 중요
여러 계획을 동시에 실행하라
머릿속에 떠오른 계획은 가능한 한 전부 동시에 실행한다.
하루의 목표를 정하고 결과를 매일 검증한다.
목표와 결과 모두 수치로 관리한다.
- 소프트뱅크에서는 '어느 계획이 성공할까?"를 생각할 여유가 없음
- 성공할 가능성이 있는 계획이라면 곧바로 실행에 옮김
- 심지어 한둘이 아니라 되도록 많은 계획들을 동시에 실행
- 실행한 결과를 매일 수치로 검증
- 괜찮은 결과는 다른 부서와 사원들과 공유
한꺼번에 시험해서 최선의 방법을 찾아라
- 목표에 도움이 될 것 같은 모든 방식을 한꺼번에 시험
- 그 결과를 매일 수치로 검증하고 개선
- 가장 좋은 방법을 추려감
- 소프트뱅크는 어디까지나 조직의 시간 사용법을 효율화해 생산성을 높이려 함
- '높은 목표를 설정했으니 그다음에는 각자 노력하라'며 개인에게만 떠넘기지 않고, 회사가 확실하게 생산성을 높일 수 있는 시스템을 만듦
- 이것이 결과적으로 개인 '시간의 효율화'로 이어짐
- 시스템에 따라 일하면 야근이 자연스럽게 줄어듦
- 불필요한 업무를 반복해 심신의 에너지를 소모할 필요도 없어짐
- '시스템'을 만드는 작업은 조직과 개인 모두를 행복하게 만드는 중요한 열쇠
- 시스템은 손정의 같은 경영인이 아니어도 만들 수 있음
- 개인이 자기만의 시스템을 만듦으로써 충분히 함께 일하는 사람이나 소속 팀 전체의 시간 효율을 높일 수 있음
PART2. 시간 관리 시스템을 만들라
모두의 시간을 낭비하지 않아야 한다
- 지위가 높은 사람일수록 많은 정보를 가지고 있음
- 사장이 아는 정보와 갓 입사한 평사원이 아는 정보에는 당연히 격차가 있음
- 보유한 정보량이 다르면 의사를 결정하는 판단 기준 또한 달라짐
- 사장이 자기 수중에 있는 정보를 토대로 적절한 판단을 내려도 그 정보를 알 길 없는 직원들이 볼 때는 불합리하고 권위적인 말처럼 들림
- 따라서 상사가 의사결정을 하면 부하직원들은 이를 받아들이고 실행할 수밖에 없음
주변 사람의 시간도 관리하라
큰 회사에만 해당하는 이야기임으로 생략
의사결정에 필요한 카드를 최대한 모아라
큰 회사에만 해당하는 이야기임으로 생략
기대치를 확인한 후에 시작하라
- 상대방의 우선순위를 명확하게 파악하는 것이 중요
- 상대방이 기대하는 일은 하고, 기대하지 않는 일은 하지 않는 게 효율화의 열쇠
- 중간 단계라도 좋으니 결과물을 보여주면서 이 방향성이 올바른지를 확인하며 추진해나가면 최종 단계에서 '내가 생각했던 것과 다르니 다시 하라'는 말을 들을 일이 없음
정례회의를 정하면 마감시한이 명확해진다
- 정례회의는 곧 '마감 시한'의 역할
- '다음 주에 열리는 정례회의 때까지 누가 무엇을 할 것인가'라는 단기 목표를 공유
- "그럼 수요일까지 ~~를 해야겠다" 등 개인의 마감 시한과 우선순위가 명확해짐
- 다름 정례회의 때까지 조직이 일제히 움직이게 됨
정례회의는 정보의 공유 속도와 정확도가 극적으로 높아짐
정기적으로 정보 공유를 안 하면 팀 내에 인식의 차이가 생김
팀장: 그 안건, 어떻게 됐어요?
A: B가 클라이언트에게 확인하겠다고 했어요
B: 그 안건은 C에게 이미 보고했어요
C: 그런 얘기 못 들었는데요?
정보를 개개인이 주고받으면 이런 혼란이 발생함
누가, 언제까지, 어떤 결과물을 낼 것인가?
회의에서 '검토 중'이란 말은 필요 없다
- 소프트뱅크의 철칙은 '회의를 연 이상 그 자리에서 결론을 내는 것'
- 질문에 전 사원이 곧바로 대답한다면 그 어 떤 안건이라도 10초 안에 결정될 것
- 그 안건은 회의가 끝나고 생각해보겠다거나 나중에 부하직원에게 확인하고 다음 회의 때 보고하겠다고 대답하면 회의에서 퇴출됨
- 결론을 내지 않으면 정례회의 또한 기능하지 못함
- '다음에 무엇을 할 것인가'라는 행동을 결정하지 않으면 조직은 움직이지 않음
결론부터 말하라
- 손정의의 마음을 사로잡으려면 처음 10초가 승부처
- "이번 공모에서는 A사를 선택해야 합니다."와 같이 확실하게 단정적으로 말해야 함
- 이유나 근거를 대는 것은 이다음으로 하고 이 또한 최대 3개 이내로 추려야 함
(좋은 예)
참가한 3개사 중 가장 비용이 낮은 점, 기한을 어긴 적이 없는 점, 동업종 타사가 A사의 시스템을 도입해 30%나 비용을 절감하는 데 성공한 점이 그 이유입니다.
(나쁜 예)
얼마 전 공모 말인데요, A사와 B사, C사를 비교해보았습니다. A사는 가격은 저렴하나 일반적인 지명도가 없습니다. 하지만 B사는 실적이 없고, C사는 저번에 기한을 지키지 않아서 어떻게 하면 좋을지 생각해봤는데요...
A4 한 장의 메모를 준비하라
- 누군가와 커뮤니케이션할 때는 메모해둔 종이를 한 장 준비하는 것이 좋음
- 말로만 들을 때는 잘 이해되지 않는 일도 문자나 도표와 함께 설명을 들으면 바로 이해됨
- 인간은 '귀'보다 '눈'으로 들어오는 시각적 정보를 압도적으로 빠르게 받아들임
- 자료를 보여주면 아무리 복잡한 내용이라도 순식간에 전달됨
- 이야기하기 전 '종이에 적는 습관'은 커뮤니케이션 시간을 줄이는 비결
'명사형'과 '수치'로 결과를 정리하라
- 소프트뱅크에서는 '누가, 언제까지, 어떤 결과물을 낼 것인가'를 구체적인 태스크에 반영하는 것이 회의의 목표
- "그럼 나머지는 이런 식으로 잘 부탁합니다!"라며 모호하게 끝나는 일은 용납 안됨
A: 다음 주 회의 때까지 야마다 씨가 경쟁사의 고객 만족도를 조사해오세요
B: 조사는 했습니다만 보고서는 아직입니다
와같은 상황을 사전에 방지해야 함
A: 다음 주 회의 때까지 야마다 씨가 '경쟁사의 고객 만족도 보고서'를 작성해오세요
가 결과물을 정의하는 올바른 방법
저자는 회의에서 결정된 내용을 다음과 같이 메모함
담장자 -> 야마다
기한 -> 9월 10일
결과물 -> 경쟁사의 고객 만족도 보고서
- 내일은 오늘보다 분발하겠다는 근성론만으로는 매일 확실한 결과를 내기 어려움
- 매일의 결과물을 '수치' (매출액, 수익, 신규가입고객 수 등)라는 명확한 지표로 정의하여 이를 달성하려면 어떻게 해야 할지를 각자 생각하고 구체적인 행동으로 옮겨야 함
문제를 구조화하라
- 작은 요소를 하나하나 모아 커다란 문제를 파악하려 하면 터무니없이 긴 시간이 걸림
- 처음에 전체 모습을 명확히 해두면 이를 구성하는 작은 요소들을 세세히 밝혀내는 작업은 의외로 간단함
효율적인 시간 관리의 핵심 원칙 7
1. 4분기마다 이슈 리스트 만들기
계획을 계획인 채로 끝내지 않고 매일 태스크에 반영하는데 도움을 줌
2. 작업 시간의 최소 단위는 '15분'
보통 사람은 업무 일정을 1시간 단위로 짬 (짧아도 30분)
1시간이나 30분 단위는 너무 느긋함
시간은 최소 '15분' 단위로 매듭지어야 함
3. 일정 관리의 기본 단위는 '1주일'
업무 지연을 방지하는 대원칙은 1주일 안에 해야 할 태스크를 모두 끝마치는 것
4. '1일 24시간'으로 포트폴리오 짜기
업무, 학습, 취미, 가정 등에 시간을 배분하지 않으면 야근이 계속돼 불균형한 인생을 보내게 됨
업무 시간뿐 아니라 출근 전이나 퇴근 후의 시간을 어떻게 사용할지까지 포함해 전체적으로 균형을 잡는 작업이 중요
5. 자투리 시간 알뜰히 활용하기
'시간이 없다'는 말을 달고 사는 사람이라도 하루의 시간을 어떻게 사용하는지를 철저히 밝혀내면 자투리 시간이 있음
업무 효율은 물론 삶의 질을 높이기 위해서라도 자투리 시간을 알뜰히 활용하자
6. '1차 완결률' 의식하기
작업은 한 번에 끝내야 한다
7. 주저하지 않고 다른 사람의 힘 빌리기
단기간에 큰 성공을 하려면 다른 사람의 힘을 빌리는 것에 뛰어난 재능을 발휘해야 함
시스템을 만들면 야근도 사라진다
- 창업한 지 40년이 채 되지 않는 짧은 기간에 소프트뱅크가 엄청난 초거대 기업으로 성장한 이유는 손정의가 비료율적인 시간 낭비를 철저히 막고 효율성과 생산성을 추구해온 덕분
- 이 기법을 활용하면 개인의 열정에 의존하지 않고 조적이 성장하는 시스템을 만들 수 있음
- 야근을 하게 되는 이유는 개인의 열정이 부족해서가 아니라 조직의 시스템에 문제가 있기 때문
하는 일과 하지 않는 일을 명확히 정의한다
- 고객의 무리한 부탁을 거절하는 것이 중요
- 고객을 위해 '하는 일'과 '하지 않는 일'을 회사 차원에서 명확히 기준을 만듦
- 이로서 업무외적인 일을 하지 않게 됨
과도한 성과주의를 채택하지 않는다
- 고객 수를 늘려야만 높은 평가를 받는 시스템에서는 야근을 해서라도 자신의 실적을 올리려는 사람이 반드시 나옴
필자가 경영인으로 개인의 실적보다 우선했으면 하는 임무와 가치
임무: 자신을 뛰어넘어라 (매일 어제의 나보다 발전하자)
가치: 서로 존경하고 배우자
조회 시간에 업무 부담을 나눈다
- 매일 아침 조회를 통해 그날의 업무량을 발표하고 손이 비는 사람이 업무가 과중된 사람의 업무를 도와줌
- 누군가가 바쁠 때는 내가 돕고 내가 바쁠 때는 누군가에게 도움을 받음
- 바쁜 사람과 한가한 사람이 섞여있는 상황을 없앰 = 조직 가동률 100%
PART3. 15분씩 실행에 집중하라
이슈 리스트를 주간 일정에 반영하라
- 1년 후나 10년 후에 꿈을 이룰 수 있을지는 결국 '이번 주 혹은 오늘 무엇을 할까?'라는 일정을 얼마나 실행하느냐에 달림
- 이슈 리스트를 적기만 해서는 행동을 일으키기 어려우므로 반드시 이슈를 주간일정에 반영해야 함
1. 이슈 리스트는 반드시 일정 수첩과 별도로 만든다
- 이슈 리스트 작성법 (미확정 과제)
- 4분기를 기준으로 하여 '3개월 안에 해결해야 할 과제들
- 어디까지나 기준이므로 6개월이나 10개월 후의 이슈를 적어도 상관없음
- 너무 어렵게 생각하지 말고 '이것을 하는 편이 좋겠다' 등등
- 문제의식으로서 머릿속에는 있으나 구체적으로 언제, 어떤 행동으로 옮겨야 할지는 아직 결정되지 않은 모호한 일들
- 일정 수첩 작성법 (확정 과제)
- 일정 수첩에 적는 내용은 '몇 월 며칠 몇 시에 이 일을 하겠다'라고 결정해서 실행하기만 하면 되는 할 일을 적는 것
- 행동이 확정되지 않은 과제를 일정 수첩에 적는 건 X
- '할 수 있다면 좋겠다'라는 꿈이나 소망에 가까운 일도 X
- 반드시 실현할 일만 적음
두 개를 구분하여 적지 않으면 '무엇이 미확정이고 무엇이 확정인지' 불분명해져서 수습하기 어려워짐
일정 수첩에 적은 내용은 반드시 실현하는 것이 시간 관리의 중요한 철칙
2. 이슈 리스트의 서식은 무엇이든 좋다
- 언제든 생각이 떠올랐을 때 스마트폰에 메모하거나 종이에 쓰거나 형식은 상관없음
- 머릿속에 든 문제의식을 밖으로 꺼내기만 하면 됨
- 최종적으로는 모든 목록을 한 페이지에 정리해야 함
- 시간이 있을 때 목록 전체를 바라보고 '이제부터 이 과제를 어떻게 일정에 반영할까?'를 생각하는 작업이 중요
- 하지만 이슈 리스트를 매일 갱신하는 것이 제일 중요
- 일의 우선순위는 항상 변하므로 항상 재검토해야 함
3. 이슈로부터 역산해 미팅을 잡는다
(예시)
이슈: 내년 봄부터 새로운 인사 제도를 도입하고 싶다
↓
내년 4월 1일에 새로운 제도를 도입하려면 그 전인 2월에 열리는 이사회에서 승인을 받아야 한다.
↓
제도 설계를 외부의 인사 컨설팅 회사에 맡기면 6개월은 걸릴 테니 올해 8월에는 프로젝트를 시작해야 한다.
↓
인사 컨설팅 회사는 입찰을 통해 선택하고 싶으니 8월 말까지 입찰 결과를 결정해야 한다.
↓
7월 말에 발주처를 결정하려면 7월 초에는 컨설팅 회사로부터 제안을 받아야 한다.
↓
한 달 전인 6월 10일경까지 우리 쪽에서 제안 요건을 제시해야 한다.
↓
요건을 결정하는 데 필요한 정보가 없으므로 5월의 황금연휴 때까지 몇 군데 회사를 초청해 의견을 들어야 한다.
↓↓↓
그럼, 다음 주 중에 3개 사와 미팅을 하자.
4. 태스크 선별을 위한 첫 번째 미팅은 '최대한 일찍' 연다
- 3에서 처럼 이슈로부터 역산해 '대체로 이런 일정이 되겠다'라는 계획을 세워도 이는 아직 정보가 부족한 가설일 뿐
- 확정된 내용은 '다음 주에 열리는 미팅 날짜' 뿐
- 이 첫 번째 미팅에서 인사 전문가인 컨설턴트에게 의견을 들으면 '이것도 해야 한다' '이건 안 해도 되겠다' 등의 새로운 정보를 획득
- '프로젝트 기간은 5개월이면 충분하다' '입찰까지의 시간이 너무 짧다' 등 시간에 관한 정확한 정보도 획득
- 첫 미팅에서 입수한 새로운 정보들을 바탕으로 가설을 재검토하고 조율
- 구체적인 일정에 반영해 나감
5. 경영 회의나 이사회의 권한이 필요한 일정은 이슈 리스트에 넣는다
- 필요한 권한을 가진 모든 사람이 참석하는 회의가 언제 열릴지 안다면 그 자리에서 한 방에 OK를 받을 수 있도록 회의일로부터 연산해 일정을 짜야함
일의 최소 단위는 15분이 가장 좋다
- 일정을 짤 때 15분이나 45분 만에 끝날 일도 30분이나 1시간으로 잡으면 남은 15분을 낭비하게 됨
정말 1시간이 필요한지 의심해본다
- 회의 일정을 1시간으로 잡는 경우가 많은데 정말로 이 회의에 1시간이나 필요한지 생각
- 권한과 정보를 한데 모으면 그 자리에서 바로 결론이 나는 법
- 회의의 목적은 결론을 내는 데 있음
평균 작업 시간을 파악한다
- 군더더기 없이 일정을 짜려면 자신의 '평균 작업 시간'을 알아야 함
한계 작업 시간을 파악한다
- 한 가지 작업을 얼마나 오래 할 수 있는가?
- 한 가지 일에 집중하는 시간에는 한계가 있음
- 시간의 사용법을 생각할 때는 항상 비용 대비 효과를 고려해야 함
- 같은 업무를 하면 할수록 작업 효율은 떨어짐
- 한계 작업 시간이 지나면 다른 업무로 전환해 머리와 마음을 새로이 하고 단위당 효용이 높은 상태를 유지해야 함
- 자신의 한계 작업 시간을 초과한 장시간 계획을 세우지 않는 것이 효율을 극대화할 수 있음
최대한 장소를 옮기지 않는다
- 이동하는 시간은 버리는 시간 (생산성 제로)
- 먼 곳에서 열리는 회의, 정말 일부러 만나러 갈 필요가 있을까?
- 스카이프, 줌을 이용하자
- 줌은 최대 100명까지 동시에 접속 가능하고 화질과 음질도 좋고 안정적임 그리고 화이트보드 사용 가능
- 줌은 참석을 요청하고 싶은 사람에게 초대 URL을 보내고 그 사람이 클릭하기만 하면 간단히 회의에 참석 가능
회의에도 우선순위를 정해야 한다
- 회의에 끝까지 참석해야 할 필요가 없음
- 많은 회의에 참석해야 하는 경우 회의를 시작할 때 얼굴을 내밀고 참석자들에게 회의의 지향점과 반드시 내야 할 결론을 전달한 뒤 다른 회의실로 감
- 회의가 끝나기 15분쯤 전에 다시 첫 번째 회의실로 돌아가 원하는 결과가 나왔는지 확인
- 자세한 논의 내용을 알고 싶을 때는 회의록을 읽으면 됨
- 하지만 프로젝트가 갓 출범한 경우 멤버의 역할 분담이 불분명하며, 소프트뱅크식 업무 진행 방식에 익숙하지 않은 사람이 포함되어 있기도 함
- 이럴 경우처럼 해결하기 어려운 문제가 있을 때는 프로젝트 매니저가 스스로 논점을 정리하면서 결론까지 유도할 필요가 있음
매일 아침 태스크 시간을 배분한다
- 하루의 계획은 그날 아침에 세움
- 아침에 오늘 처리해야 할 작업량은 어느 정도이며, 각 태스크에 얼마만큼의 시간을 사용할지 하루 일정에 넣음
- 태스크별로 작업의 시작과 종료 시각을 명확하게 설정함
- 하루의 전체 시간을 어떻게 사용할지 구조화하는 것이 시간 낭비를 막는 중요한 포인트
- 전체 구조를 파악하지 못한 채 눈앞에 닥친 일을 아무 생각 없이 순서대로 처리해나가면 업무 효율은 물론 품질까지 떨어짐
(안 좋은 예시)
대부분 하루에 처음 시작하는 일은 여유가 있음으로 느긋하게 정성 들여 작업함
오후가 되어 정신을 차려보면 오늘 할 일의 반도 진행 못했는데 이미 퇴근 시간이 코앞
결국 야근. 게다가 서둘러 작업하느라 후반 작업의 결과물에 누락과 오류가 발생
다음날에 다시 작업
- 하루의 계획을 세우면 작업별로 적절한 시간을 배분할 수 있음
- 계획대로 일을 하나씩 처리해나가면 퇴근 전에 일이 끝남
- 게다가 완성도가 균일하지 않은 문제도 방지
어렵거나 귀찮은 일일수록 잘게 쪼개라
큰 틀: 자료 작성에 1시간
작은 틀: 네 가지 항목으로 구성한다면 한 항목당 15분
- 한 항목당 1시간 걸려도 괜찮다는 말을 들어도 괜찮은 아이디어는 어차피 좀처럼 떠오르지 않음
- 10초 이상 생각해서 아이디어가 안 나오면 스스로 생각하지 말고 옆자리에 앉은 상사 또는 선배에게 조언을 구하거나 인터넷에서 동일한 자료 작성 사례를 조사
- '보고서 정리는 귀찮아서 하고 싶지 않아.' 같이 의욕이 낮은 상태면 일에 착수하기까지 오랜 시간이 걸리고 작업을 시작해도 효율이 좋지 않음
- 이럴 땐 30분 안에 초안을 작성해본다거나 15분 안에 목차를 생각해본다 등의 간단한 업무로 나누면 금방 끝낼 수 있을 것 같다는 느낌이 듦
어려운 일은 나눠서 해결하라 (Divide each difficulty into as many parts as is feasible and necessary to resolve it)
- 르네 데카르트
여유 시간은 넣지 않는다
- 손정의는 예비(버퍼) 시간은 설정하지 않는다
- 해도 해도 일이 끝나지 않는다며 틈날 때마다 휴식을 취하면 하루의 가동률은 계속해서 떨어짐
- 하루 8시간 일을 한다고 하면 30분만 여유를 부려도 5% 넘는 시간이 낭비
- 45분이라면 약 10%
- 자신의 평균 작업 시간을 파악하면 예비 시간은 필요하지 않음
- 시간의 가동률은 항상 '100%'여야 함
남은 시간은 멍하게 보내라
- 간단한 태스크에 집중해서 한 번에 일을 끝내는 습관이 생기면 예정 시간보다 일찍 일이 끝날 때가 생김
- 이때는 다음 태스크를 시작할 때까지 멍하게 있거나
- 잠깐 바람을 쐬러 회사 옥상에 가거나 간식을 사러 근처 편의점에 감
- 여유시간을 일정에 넣지 않는 대신 이런 시간으로 휴식을 취함
- 손정의도 점심식사 후 작업 효율이 덜어지기 쉬운 시간대에는 부하 직원과 회사 근처를 30분 정도 산책함
- 손정의도 일할 때는 확실히 일하고 쉴 때는 확실히 쉼
- 몇 시간 일했는가? X
- 얼마만큼의 결과물을 냈는가? O
PART4. 1주일 단위로 관리해야 보인다
1주일 안에 끝내지 않으면 미루게 된다
- 눈앞에 있는 일을 다음 주나 다다음 주 일정에 넣으면 안 됨
- 일을 전부 이번 주 일정에 넣고 1주일 안에 다 끝내라
- 자신의 일뿐 아니라 다른 사람의 일정을 조율하기 위해서라도 1주일 단위로 마감 시한을 설정해야 함
주간화해야 속도가 올라간다
- 인간이 관리할 수 있는 숫자는 최대 7
- 인간이 단기간 기억할 수 있는 용량은 7개 전후
- 상사 한 명이 관리할 수 있는 부하직원의 수는 7명까지 (관리의 폭 span of control 이론)
- 신이 6일간 세상을 창조하고 7일째에 휴식을 취했다
1주일 안에 여유 시간을 넣는다
- 1일 단위일 때는 여유를 넣으면 안 됨
- 하지만 1주일 단위 안에는 반드시 여유 시간을 넣어야 함
- 예를 들어 월요일부터 토요일까지 공부 계획을 세우고 일요일은 여유 시간으로 비워둠
- 이렇게 하면 평일에 갑작스러운 일이 생겨 분량을 채우지 못했을 때 부족한 분량을 일요일에 보충할 수 있음
- 1주일에 단 하루의 여유 시간으로 한 주의 일정을 확실하게 끝낼 수 있음
하루의 결과를 수치로 기록한다
- 결과물을 날마다 수치로 정의하는 작업이 중요
- 목표 수치를 달성한 날에는 수첩에 O 아닐 때는 X로 표시
- 오늘의 나는 성공했는가 실패했는가를 한눈에 보이는 형태로 표시
- 오늘의 결과를 강하게 의식해야만 내일은 어떻게 해야 더 나은 결과물을 낼 수 있을까를 생각할 수 있음
- 월간 결과물만을 정의해서 한 달에 한 번밖에 결과를 검증하지 않는다면 개선 속도는 계속 늦어질 수밖에 없음
규모를 확대해야 성장한다
- 매출이 좀처럼 오르지 않으니 비용을 삭감해서 수익을 늘리자 -> 비즈니스가 축소
- 판촉비를 추가해서 대규모 캠페인을 전개하거나 인건비를 확충해 우수한 판매 직원을 채용함으로써 매출을 크게 늘리자 -> 비즈니스가 확대 (비용을 추가해도 그 이상으로 매출 상승 폭이 커져 수익도 커짐)
- 모든 일을 이런 식의 항상 확대 균형으로 생각하면 목표를 달성할 수 있음
잘게 쪼개면 병목 지점이 보인다
- 일이 제대로 풀리지 않을 때는 목표 달성을 저해하는 근본 요인이 분명 어딘가에 숨어 있음
- 이를 찾아서 제거하지 않으면 아무리 임시방편적인 방법을 취해도 성과를 올리기는 힘듦
24시간 안에 인생의 포트폴리오를 배치하라
- 9시부터 6시까지 일을 한다고 해도 15시간이나 남음
- 이 15시간 안에 학습이나 취미, 가정, 친목, 휴식 등에 사용하는 시간을 어떻게 배분할 것인가?
- 삶의 질을 높이려면 반드시 이 15시간을 계획적으로 사용해야 함
- 아침에는 최대한 늦게 일어나고 밤에는 아무 생각 없이 텔레비전 또는 스마트폰을 보거나 매일 밤 술자리를 전전한다면 귀중한 시간이 낭비될 뿐
목적별로 시간의 틀을 정한다
(예시)
- 술자리 약속은 수요일 저녁에만 잡기
- 화요일과 금요일은 7시까지 귀가해 가족과 저녁 식사하기
- 월요일 밤에는 공부 모임이나 세미나 참석하기
- 이처럼 1주일 안에 미리 업무, 학습, 취미, 친목, 가정 등의 목적에 따라 시간의 틀을 정함
- 만일 시간의 틀을 정하지 않으면 누가 술 마시자 할 때마다 그것을 일정에 넣게 되고 한 주에 서너 번이나 술자리에 참석하게 될 수 있음
- 계획대로라면 학습이나 가족을 위해 시간을 써야 함
- 회식이나 술자리라 해도 모두 같지 않음
- 어떤 술자리는 '투자'가 되고 어떤 술자리는 '소비'임
- 신세 진 사람들에게 겸사겸사 고마움을 표하기 위한 회식이나 업무적으로 인맥을 넓히기 위한 모임들은 시간을 '투자'하는 자리임
- 오랜 친구와의 편한 술자리는 기분전환이나 정보 수집의 기회가 됨으로 '투자'임
- 하지만 '수요일 저녁'만 회식이나 술자리에 사용하는 것이 중요
- 무언가를 배울 때도 일정을 간단히 변경할 수 있으면 결국 1주일 안에 마치지 못함
- '오늘은 야근이라 못 가니 다른 날로 바꾸면 돼'라고 생각하고 계속해서 미루면 리듬이 깨져 결국 그만두게 됨
- 하지만 '화요일 저녁은 학습'이라는 틀을 정하고, 그 시간은 반드시 학습을 위해 사용하기로 마음먹으면 이를 달성할 수 있음
- 학습이나 운동을 시작하도고 지속하지 못해 좌절하는 사람이 많음
- 좋은 습관을 유지하기 위해서라도 주간 계획표 양식으로 시간의 틀을 정하는 것이 중요
시간의 ROI를 최대화한다
- 공부는 대개 일정 기간에 시간을 집중적으로 투자하겠다는 마음으로 시간을 배분해야만 큰 효과를 얻을 수 있음
- 1년에 1000시간 영어를 학습하면 1년 뒤 반드시 영어로 말할 수 있게 됨
- 하지만 3년 또는 5년에 1000시간 영어를 학습하면 고급 영어를 익히지 못함
- 영어는 단기간에 일정 수준 이상의 부담을 주어야만 몸에 배임
- 다음 학습 때까지 공백이 있으면 저번 시간에 외운 내용을 까먹고 백지상태가 됨
- 주변에 영어 회화 학원에 5년이나 다녔는데도 아직 비즈니스를 할 정도의 실력은 아니라고 말하는 사람이 많은 이유도 이것
- 지금 일이 바쁘니 학습은 조금만 하자라는 식은 전혀 의미가 없음
- 질질 끌며 공부하여 아무런 수익이 없다면 학습 역시 투자가 아닌 단순한 시간 낭비임
- 지금 이 시기에 투자해야 할 시간은 어느 정도인가 생각해야 함
휴식과 놀이도 일정으로 관리한다
- 많은 사람들이 업무 일정은 짜도 개인 일정은 잘 짜지 않음
- 그래서 야근과 휴일 출근이 이어져 쉬거나 노는 시간을 전혀 갖지 못함
- 1일 24시간을 적을 수 있는 수첩을 사용하여 출근 전이나 퇴근 후, 휴일까지 포함해 시간을 관리할 필요가 있음
- 일밖에 모르는 손정의도 1주일 안에서 시간 규칙을 정하고 쉴 때는 확실하게 쉼
- 일요일에는 업무 일정을 넣지 않고 골프만 침
- 일정 관리란 단지 일하는 시간을 관리한다는 의미가 아님
- 우리 인생 전체의 시간을 관리하고 장기적으로 생애 시간을 관리해야만 일정을 관리하는 의미가 있음
PART 5. 숨겨진 시간을 찾아라
시간이 없으면 개척하라
하루에 3시간씩 찾아내다
- 필자가 영어 실력을 키우지 않으면 손정의한테 해고될 상황에 놓임
- 하지만 아무리 생각해도 일이 너무 바빠 영어를 공부할 시간이 없음
- 다양한 자료를 조사한 결과, 일본인 성인이 영어를 습득하려면 '1000시간' 정도 학습해야 한다는 사실을 암
- 이를 1년 안으로 달성하기로 마음먹음. 1년에 1000시간이면 1주일에 20시간, 하루에 3시간씩 공부하면 됨
- 하루의 행동 패턴을 철저히 분석하여 영어 학습에 사용할 만한 시간을 필사적으로 찾음
그 결과...
- 월요일부터 금요일까지 주 5일간 영어 회화 학원의 아침 수업(오전 7시 반~8시 반) 수강하기
- 왕복 2시간 정도 걸리는 출퇴근 전철 안에서 청해 교재 듣기
- 집에서 역까지 걸어가는 동안 섀도잉하기
- 필자는 이것을 1년간 실천함
- 그 결과 외국인 친구들과 영어로 협상이나 비즈니스 상담을 하기 된 것은 물론, 외국 기업과 관련된 안건이나 프로젝트까지 맡게 됨
자투리 시간을 버리지 않는 사람
- 아무리 바쁘더라도 여기저기에 자투리 시간이 숨어 있는 법
- 출퇴근 시간이 대표적
- 그 밖에도 낮에 이동하는 시간이나 전철을 기다리는 시간, 점심 식사 후의 남은 시간 등
- 자투리 시간은 그 자체가 매우 짧고, 대개는 예상치 못한 타이밍에서 생기므로 멍하게 있으면 순식간에 지나감
- 그러므로 자투리 시간이 생긴다는 사실을 예상하고 그 시간을 어떻게 사용할지 미리 생각해둬야 함
- 손정의는 화장실을 사용하는 시간을 업무에 능숙하게 활용하였음
- 미팅 중 논의가 격해져서 자신이 불리해질 것 같으면 '화장실에 다녀오겠다'며 회의실을 나감
- 그리고 돌아오면 또다시 맹렬하게 반론하기 시작했음. 자주 있던 일.
- 아마도 생각을 정리하고나 사고를 전환하기 위해 화장실에 다녀오는 것 같음
- 그 어떤 자투리 시간도 놓치지 않고 개척하겠다고 의식하면 하루에 사용 가능한 시간을 충분히 찾아낼 수 있음
자투리 시간 효율적으로 사용하기
1. 걸으면서 학습 및 운동 부족 해소하기
- 역에서 집까지 걷는 시간으로 학습하기 (오디오 교재/섀도잉)
- 전철 타는 시간이 짧아 공부 시간을 확보하기 어려운 사람은 전역에서 내려 걸으면서 운동 부족도 해소하며 학습
- 자전거는 타는 동안에 교재를 듣거나 펼칠 수 없으므로 자전거는 학습 시 적합하지 않음
2. 출근 전에 공부나 운동하기
- 1시간 일찍 일어나면 그만큼 자유롭게 사용할 수 있는 시간이 늘어남
- 이 시간 역시 공부나 자기 계발에 사용하라고 권함
- 운동을 하는 것도 좋음. 건강하지 않으면 낮 동안 업무에 집중해 효율적으로 일하기 어려움
- 삶의 질을 올리고 싶다면 '아침에 승부 걸기'를 신조로 삼자
3. 출근하자마자 태스크 정리하기
- 출근하면 우선 하루의 계획을 세워야 함
- 출근 시간을 15분 정도 앞당겨서 계획을 세우면 충분
- 출근해서 처음으로 할 일로는 조회를 권장
- 조회 때 각 직원이 오늘 할 일을 발표하고, 야근해야 하는 사람이 있으면 다른 사원에게 일을 분배
- 매일 아침 15분간 조회를 함으로써 팀 전체의 1일 생산성이 뚜렷하게 상승
4. 이동 시간에 메일 처리하기
- 아침에 회사에 도착할 때까지 스마트폰으로 메일을 확인하고 답장
- 책상 앞에 앉아서 모든 메일에 느긋하게 답장을 보내는 건 시간 낭비
- 이동 시간이 있다면 스마트폰으로 적극적으로 답장하자
5. 점심으로 회식 대신하기
- 점심과 회식을 겸하면 저녁때 일부러 시간을 내지 않아도 됨
- 손정의는 아침 식사와 미팅을 겸했음
- 출근 전에 호텔 일식집에서 아침식사를 하는데, 종종 그 자리에 다른 회사의 경영인이나 거래처 사람을 불러서 함께 식사하며 일에 관한 이야기를 나눔
- 점심으로 회식을 대신하면 회식 시간이 길어지지도 않음. 길어봐야 1시간 반
6. 자기 전 뇌를 자극해 수면 시간 활용하기
- 잠자리에 들기 전 만들다 만 자료나 쓰다 만 메모를 살짝 읽어봄
- 그러면 자는 동안에 머릿속이 정리돼 아침에 일어났을 때 참신한 아이디어가 떠오름
- 인간의 뇌는 자는 동안에 기억에 꼬리표를 담
- 어느 기억은 어느 주제이고 어디에 보관해야 할지 정리함
- 자는 동안 뇌가 꼬리표를 달아 정리해주므로 잠에서 깼을 때 '아, 이렇게 하면 되겠구나!'하고 깨달음
- 업무나 학습을 효율적으로 척척 진행하는데 활용하면 좋음
- 피로하거나 집중력이 떨어져서 생각이 정리되지 않을 때 그냥 자버리면 자는 동안에 뇌가 알아서 정보를 정리해줌
- 그리고 다음날 아침에 단번에 진행하면 됨
- 시간을 끌면서 야근하는 것보다 몇 배나 효율적
- 수면 시간까지 자투리 시간으로 활용하면 1일 24시간 골고루 전부 사용 가능
어떤 작업이든 한 번에 끝내라
메일을 열었으면 바로 답장해야 함
- 근데 이렇게 행동하는 사람 벼롤 없음
- 나중에 답장해야겠다며 일단 메일을 닫고 잠시 후 똑같은 메일을 다시 염
- 어떻게 답장할지 고민하는 사이 전화가 오고 또 답장 못 함
- 같은 일을 여러 번 되풀이하는 탓에 한 번에 했으면 10초 만에 끝날 일에 두 세배의 시간이 낭비됨
일의 대기 행렬이 업무 속도를 점점 느리게 한다
- 작업을 한 번에 끝내지 않고 두 번, 세 번 다시 작업하는 사이에 일의 대기 행렬이 자꾸만 길어짐
- 정신을 차렸을 땐 10개, 20개쯤 되는 업무가 쌓임
- 대기 행렬은 개인뿐 아니라 조직 전체에도 병목현상을 일으킴
메일 처리 시간을 정하라
- 다른 작업 하면서 잠깐 메일을 열었다가 닫고, 잠시 후 또다시 메일을 열었다가 닫고 어느 사무실에나 이런 행동을 반복해 마치 온종일 메일을 읽고 있는 듯한 사람이 있음
- 메일이 올 때마다 처리한다면 답장하는 일만으로 하루가 끝나버림
- 아침 9시에 출근하면 9시 15분까지 메일을 처리한다.
- 점심시간 전인 11시 45분부터 12시까지 메일을 처리한다.
1. 오전 중에 온 메일만 처리하는 이유
- "평일 정오, 12시까지 온 메일은 당일에 대응합니다. 그 이후에 온 메일은 다음 영업일에 대응합니다"라는 등 기대치를 미리 조율해놓는 것이 중요
- 스스로 규칙을 정하고 행동하면 대개 상대방도 규칙이 그러하다고 받아들임
2. 단 한 줄로 회신해도 된다
- 손정의의 메일은 항상 단답형임: "OK" "네"
- 두 줄이 넘는 메일은 거의 보내지 않음
- 두 줄 이상 정보를 전달하고 싶을 때는 직접 전화를 걸거나 상대방을 호출함
- 장문의 메일을 작성하기보다는 전화를 걸거나 직접 얼굴을 맞대고 이야기하는 편이 시간상 압도적으로 빠름
- 논의나 의견 교환 같은 복잡한 커뮤니케이션이 요구될 경우 메일은 안됨
- 서로의 목소리나 표정을 알기 힘든 메일로는 원활한 의사소통이 거의 불가능
- 반드시 어딘가에서 생각지 못한 오해가 생기거나 감정이 엇갈림
- "저는 그렇게 생각하지 않습니다" "다른 방법을 검토해야 합니다" 같은 말도 전화나 얼굴을 맞대고 이야기할 때는 아무렇지도 않지만 메일을 통해 들으면 기분이 상할 수 있음
- 이로 인해 상대방과의 사이에 문제가 발생하면 이를 수습하는 데 불필요한 시간을 소비하게 될 뿐 아니라 관계 회복에서 많은 시간이 걸림
- 젊은 사람 중에는 전화통화를 불편하게 여긴 나머지 전화는 되도록 피하고 메일로만 연락을 주고받으려는 사람들이 많은 데 전화를 더욱 효율적으로 활용해야 함
- 메일은 간단한 연락이나 지시 사항 정도는 주고받아도 괜찮음
- 메일은 애초에 애초에 양측이 정보를 공유해 의사를 결정하거나 상대방에게 상담 의뢰를 받아 문제를 해결하는 등 고차원적인 커뮤니케이션에는 적합하지 않음
- 상대방이 긴 메일을 보냈다고 해서 이쪽도 똑같이 장문의 메일을 보내야만 예의 있는 행동인 것은 아님
3. 메일에도 우선순위를 정한다
- 회사 내의 간단한 연락일 때는 손정의처럼 "OK"라고 한마디만 보내도 해결됨
- 하지만 상대방이 중요한 고객이거나 문제가 많은 안건일 때는 조금 더 정중한 말을 사용해야 함
(예시)
영어 학습이 순조롭게 진행되고 있는 사람에게 온 메일에 대한 답변
"오늘은 열심히 공부하셨네요. 잘하셨어요!"라고 간단히 답변
공부 중 난관에 부딪혀 고민이라는 메일을 받았다면 그 수강생은 보다 중점적으로 관리해야 함
4. 기대치를 채우면 충분하다
- 보통 작업에 시간을 들이면 품질이 올라가고, 시간을 줄이면 품질이 떨어진다고 생각함
- 실제로는 애초에 품질을 과도하게 설정한 사례가 너무 많음
- 결과물은 일을 맡긴 상대의 기대치만 채우면 충분함
안 좋은 예시 1
요구사항: 워드를 사용해 항목 별 자료로 작성해달라
결과: 부하직원이 자기 마음대로 '파워포인트로 만들어야 한다'라고 여겨 자료를 만드는 데 불필요한 시간을 들임
(일본 회사에서 흔히 볼 수 있는 '과잉 품질'의 전형적인 예)
안 좋은 예시 2
요구사항: 회사를 홍보하기 위해 수강생과 인터뷰 일정을 잡아달라
결과: 담장자가 '꼭 인터뷰를 부탁하고 싶은 수강생이 있어서 반드시 그 사람과 일정을 조율하고 싶다'라고 생각
재요구사항: 난 특정 수강생을 지명한 적이 없다. 수강생 100명 중 누구라도 좋으니 빨리 일정을 정해달라
빠른 시간 안에 결론을 내는 회의의 기술
- 회의를 한다면 그 자리에서 결론이 나야 함
- 손정의는 어떤 회의든 그 자리에서 의사를 결정함
- 상대가 대기업의 사장이든 미국의 유명 벤처기업인이든 그 자리에서 단번에 의사를 결정함
포인트 두 가지
- 회의의 지향점을 명확히 설정한다
- '권한'과 '정보'를 한데 모은다
놀랍게도 일본의 회사나 조직에서는 '무엇을 위해서 여는지' 불분명한 회의가 많음
1. 회의를 준비하는 과정이 중요
- 손정의가 대부분의 회의에서 즉시 의사를 결정할 수 있었던 이유는 비서가 회의 주제부터 의사결정의 과정까지 상정해 '어떤 정보와 권한이 필요한지'를 철저히 밝혀낸 다음에 참석자를 결정했기 때문
2. 회의록은 실시간으로 만든다
- 회의록 작성은 야근을 초래하는 또 하나의 요인
- 회의록은 회의 중에 실시간으로 작성하는 게 좋음
- 손정의는 회의 중에 화이트보드에 메모하면서 자신의 견해를 펼쳐나감
- 필자가 출력 기능이 있는 화이트보드는 회의에 도입해 보드에 적은 내용을 바로 출력할 수 있게 했음
- 회의 마지막에는 결론이 나오고 이를 인쇄하면 그 자체가 회의록이 됨
- 회의록을 만드는 목적은 '누가 언제까지 무엇을 할까'라는 결론을 관계자 전원과 공유하는 데 있음
- 공적 기관의 회의록이 아닌 이상 참석한 사람의 발언을 모조리 주워 담아 긴 문서를 만들 필요는 없음
- 최대한 간단하게 정리하고 싶다면 PART2의 "담당자, 기한, 결과물"로만으로도 충분
다른 사람의 힘은 사양하지 말고 빌려라
- 손정의는 다른 사람의 힘을 빌리는 데 있어서 천재적
- 소프트뱅크를 창업하게 된 계기는 손정의가 미국 유학 중에 발명한 '휴대용 자동 번역기'
- 샤프에 이 발명품을 팔고 받은 계약금을 밑천 삼아 미국에서 사업을 시작하고 훗날 소프트뱅크의 창업으로 이어짐
- 실제론 이 휴대용 자동 번역기를 발명한 사람은 손정의가 아님
- 손정의는 제품의 아이디어와 컨셉만 떠올림
- 시제품을 만든 사람은 당시 그가 재학 중이던 캘리포니아대학교 버클리 캠퍼스의 연구자들
- 손정의는 교내 연구자들에게 제조사와 특허 계약이 성립되면 보수를 지급하겠다고 약속한 다음 제품을 만들게 함
- 다른 사람의 힘을 잘만 활용하면 혼자 처음부터 모든 것을 생각해 시행착오를 거듭할 때보다 몇 배나 더 빨리 목표에 도달할 수 있음
- 손정의는 젊은 시절부터 이런 사실을 확실히 이해하고 있었음
빌리고 싶은 힘이 있다면 즉시 행동에 옮겨라
- 손정의는 다른 사람의 힘을 빌리는 데 있어서 사양하거나 주저하는 법이 전혀 없음
- 모르는 내용이 있으면 필요한 정보나 방법을 알 것 같은 사람에게 ㅖ속해서 질문하고, 미팅이 한창 진행 중일 때도 궁금한 점이 생기면 즉시 전화함
산을 오르려면 셰르파를 고용하라
- 지금 이 시점에서 힘을 빌리면 효율적으로 가장 빨리 목표를 달성할 수 있을 것 같은 인물을 데려와 그 사람의 힘을 빌리는 것이 손정의의 성공 비결
- 에베레스트를 비롯한 히말라야를 등반할 때 셰르파(안내인)를 고용하는 격
- 전문 가이드가 있으면 산 정상에 도달하는 가장 짧은 길을 알 수 있고, 위험한 장소를 피할 수도 있음
아침에 모든 씨를 뿌려라
- 부하직원이나 프로젝트 멤버에게 최대한 '일찍' 일을 의뢰하자
- 퇴근 시간 직전에 부탁하면 상대방에게 야근을 강요하는 셈
- 출근하면서 의뢰할 일을 선별해내고 회사에 도착하자마자 직원에게 적합한 일을 배정
- 아침에 씨를 뿌리고 오후에 수확하는 이미지
밤에는 다른 사람의 힘을 빌릴 수 없다
- 퇴근시간 후는 상사에게 확인하고 싶은 사항이 생겨도 상사는 그곳에 없음
- 최악의 상황은 제대로 알지도 못하면서 자기 생각이나 상상만으로 일을 추진해버리는 것
- '확인하진 않았지만 아마 이런 느낌'으로 자료를 만들면 결국 다음날 상사에게 제출하고 다시해라란 말만 듣게 됨
- 이럴 땐 야근하지 말고 다음날 아침 일찍 상사에게 확인하는 게 업무가 몇 배는 더 빨리 처리됨
힘을 빌리기 전에 빌려줘라
- 서로 간에 신뢰관계가 구축되지 않은 상태에서 일을 부탁하면 '어째서 나한테만?' '바쁜데 저 사람이 일을 떠넘겼다' 등의 반감을 사게 될 수도 있음
- 자신이 상대방에게 먼저 힘을 빌려주는 게 중요
- 필자가 소프트뱅크에서 프로젝트 매니저를 맡게 됐을 때 필자보다 나이도 많고 경력도 많은 임원들에게 도움을 받았던 이유는 '빌리기 전에 빌려주기'를 실천한 덕분
- 오늘 중으로 손정의에게 품의서를 받지 않으면 거래처와의 계약이 끊긴다며 난처해라는 임원들을 보다 못한 필자는 먼저 '손정의가 한가할 때 내가 대신 도장을 받아오겠다'라고 제안함
- 그리고 차에 동승했을 때나 쉬는 시간을 틈타 계속해서 갖가지 서류에 도장과 사인을 받음
- 이런 눈물겨운 노력이 임원들에게 전달됨
- 그리고 필자가 프로젝트 매니저가 되고 임원들: "당신에게 빚이 있으니 무언가 할 수 있는 일이 있다면 돕겠다"
시간 관리는 목적이 아니라 수단이다
- 시간 관리는 업무 효율 높이기 또는 야근 줄이기 자체가 목적이 아님
- 목적은 어디까지나 '모든 사원이 일하기 편한 시스템을 만드는 것'이며 업무 효율화가 야근 줄이기는 이러한 목적을 이루기 위한 수단일 뿐
- 프로젝트의 결과를 빨리 보기 위한 시간 단축하기 자체를 목적으로 삼아서는 안됨
(나쁜 예시)
손정의가 콜 센터 비용을 10% 삭감하라고 명령
> 인건비 등 비용을 낮추려면 상담원과 고객이 대화하는 콜 타임을 줄여야 했음
> 한건 당 콜 타임의 평균값은 8분 30초
> 단순히 '말하는 시간을 10% 줄이면 비용 역시 10% 절감되겠지'라고 생각
> 현장 매니저들에게 "상담원들이 고객과의 상담 전화를 7분 30초 안에 끝내도록" 지시
> 시스템이 기반이 되지 않은 일하는 방식 개혁, 즉 상담원들에게 그저 '말을 빨리하라'라고 지시한 셈이 돼버림
> 7분 30초가 지나면 전화를 끊어버리는 상담원도 있었음
> '말하는 도중 상담원이 전화를 끊어버렸다' '말이 빨라 알아듣기 힘들다' 등 불만 전화가 빗발침
이것이 시간 단축하기를 목적으로 삼았을 때의 폐해
조직의 규칙이나 운영 시스템을 전혀 고려하지 않은 채 개인에게 '시간을 단축하라!'라고 강요하면 이런 결과가 나옴
- 현재 일본 정부가 추진하는 일하는 방식 개혁은 이것도 다름없음
- 야근을 없애려는 목적으로 일찍 퇴근하기만을 강요하면 업무 품질이 떨어지거나 팀이 원활하게 연계되지 않아 재작업해야 하는 상황이 발생하고 결과적으로 조직의 생산성이 떨어짐
- 진심으로 일하는 방식을 개혁하고 싶다면 먼저 '어떻게 해야 더 나은 시스템을 만들 수 있을까?'를 생각하고 실행해야 함
필자는 본인의 실수를 깨닫고 상담원의 노력에 의존하지 않는 시스템 만들기에 착수함
> 현장 사원에게 이야기를 듣고 분석한 결과 고객의 '모뎀 상황을 확인하는 과정'에 많은 시간이 걸린다는 사실을 알아냄
> 고객의 모뎀 상황을 콜 센터에서 원격으로 확인하는 수단을 도입
> 일일이 질문하지 않고도 고객의 모뎀 상황을 파악
> 그 결과 콜 타임의 평균 시간의 처음 목표였던 7분 30초로 줄고 비용을 10% 삭감하라는 손정의가 요구한 목표가 달성
> 결론: 시스템만 만들면 시간 단축은 결과적으로 따라오게 돼있음
- '시스템'이라고 하면 거창한 이미지를 떠올리거나 어느 정도의 예상을 투입해야만 만들 수 있다고 생각할지 모름
- 하지만 개인의 아이디어로 만들 수 있는 시스템은 얼마든지 있음
- 혼자서 일을 떠맡아 고독하게 애쓰지 말고 팀 전체의 가동률을 높이고 서로 도우며 일을 해나가면 조직의 생산성은 반드시 향상됨
- 회사와 개인이 함께 성장하면서 여유까지 얻을 수 있음
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